Datenschutzerklärung
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
[Name der Schule bzw. des Betreibers]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
Telefon: [Nummer]
E-Mail: [Adresse]
Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter:
[Name]
E-Mail: [Adresse]
2. Wozu dient das Portal?
Das Portal dient der internen Organisation des Schulsanitätsdienstes am Johann-Sebastian-Bach-Gymnasium. Dazu gehören die Verwaltung der Mitglieder, die Dienstplanung, die Dokumentation der Materialkontrollen sowie die Kommunikation innerhalb der Gruppe.
Es ist nicht öffentlich. Inhalte sind ausschließlich für angemeldete und freigeschaltete Mitglieder sichtbar.
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Registrierung
- Vor- und Nachname
- Klasse
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (freiwillig)
- Nachricht an die Leitung (freiwillig)
- Zeitpunkt und Fassung der erteilten Einwilligungen
Während der Nutzung
- Rolle und Qualifikationen
- Eintragungen im Dienstplan und Rückmeldungen zu Terminen
- Beiträge, Kommentare und Teilnahme an Umfragen
- Durchgeführte Materialkontrollen mit Zeitpunkt
- Zeitpunkt der letzten Anmeldung
- Freiwillige Profilangaben (Profilbild, Spitzname, Geburtstag, Stadt, Hobbys, Interessen und Ähnliches)
- Ein Tätigkeitsprotokoll über wesentliche Verwaltungsvorgänge
Technisch notwendig
- Ein Sitzungs-Cookie, damit die Anmeldung bestehen bleibt. Es enthält keine personenbezogenen Daten und wird beim Abmelden gelöscht.
- Ein Cookie für die gewählte Darstellung (hell oder dunkel).
- Server-Protokolle des Anbieters mit IP-Adresse und Zeitpunkt des Zugriffs.
Es werden keine Analysedienste, Werbenetzwerke oder externen Schriftarten eingebunden. Es findet keine Profilbildung und keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.
Anonymes Feedback
Beim anonymen Feedback wird kein Bezug zur schreibenden Person gespeichert. Die Datenbank enthält für diese Einträge weder eine Benutzerkennung noch eine IP-Adresse noch eine Uhrzeit — nur die Art des Beitrags, den Text und das Datum ohne Uhrzeit. Eine Zuordnung ist auch für die Administration technisch nicht möglich.
4. Auf welcher Rechtsgrundlage?
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Mitgliedschaft im Schulsanitätsdienst organisieren, Dienstplanung, Materialkontrolle | Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit [Landesschulgesetz — bitte von der Schule ergänzen] bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Anzeige von E-Mail-Adresse und Telefonnummer für andere Mitglieder | Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Freiwillige Profilangaben und Profilbild | Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Erinnerungs- und Benachrichtigungsmails | Einwilligung, jederzeit im Profil abschaltbar |
| Betrieb und Absicherung des Portals | Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
5. Einwilligung bei Minderjährigen
Für Einwilligungen von Kindern und Jugendlichen gilt Art. 8 DSGVO. In Deutschland ist eine Einwilligung erst ab dem vollendeten 16. Lebensjahr allein wirksam. Wer jünger ist, braucht die Zustimmung der Erziehungsberechtigten.
Deshalb wird bei der Registrierung das Geburtsdatum abgefragt. Liegt es weniger als 16 Jahre zurück, wird das Konto erst freigeschaltet, wenn eine schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten vorliegt. Das entsprechende Formular steht im Portal zum Ausdrucken bereit. Die Leitung bestätigt beim Freischalten, dass ihr das unterschriebene Formular vorliegt; diese Bestätigung wird mit Name und Zeitpunkt dokumentiert.
6. Wer bekommt die Daten?
Die Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Zugriff haben:
- angemeldete Mitglieder — auf Name, Klasse, Rolle und Qualifikation anderer Mitglieder sowie auf die Daten, die diese ausdrücklich freigegeben haben;
- die Leitung und Personen mit Verwaltungsrechten — zusätzlich auf die Kontaktdaten, soweit für die Organisation erforderlich;
- der Hostinganbieter als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO: STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Mit ihm besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Server stehen in Deutschland.
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.
7. Wie lange werden die Daten gespeichert?
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Mitgliedsdaten | solange die Mitgliedschaft besteht, danach bis zum Ende des folgenden Schuljahres, anschließend Löschung |
| Abgelehnte Registrierungen | spätestens nach drei Monaten |
| Dienstpläne und Termine | bis zum Ende des folgenden Schuljahres |
| Materialkontrollen | fünf Jahre, zum Nachweis gegenüber der Unfallkasse |
| Anonymes Feedback | bis zur Erledigung, längstens zwölf Monate |
| Tätigkeitsprotokoll | 90 Tage |
| Links zum Zurücksetzen des Passworts | 60 Minuten |
8. Welche Rechte hast du?
Nach der DSGVO stehen dir folgende Rechte zu:
- Auskunft (Art. 15) — welche Daten über dich gespeichert sind
- Berichtigung (Art. 16) — falsche Angaben korrigieren lassen
- Löschung (Art. 17) — deine Daten löschen lassen
- Einschränkung (Art. 18) — die Verarbeitung vorübergehend stoppen
- Datenübertragbarkeit (Art. 20) — deine Daten in einem gängigen Format erhalten
- Widerspruch (Art. 21) — der Verarbeitung widersprechen
- Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) — jederzeit und ohne Angabe von Gründen, für die Zukunft
Die Freigabe deiner Kontaktdaten kannst du selbst im Portal unter Profil jederzeit wieder abschalten. Für alles Weitere genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse.
Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
9. Ist die Angabe der Daten Pflicht?
Name, Klasse, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse werden für die Mitgliedschaft benötigt — ohne sie ist keine Teilnahme möglich. Alle übrigen Angaben sind freiwillig. Ihre Nichtangabe hat keine Nachteile.
10. Wie sind die Daten geschützt?
- Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS).
- Passwörter werden ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hashwert gespeichert, niemals im Klartext.
- Der Zugriff ist über ein Rollen- und Rechtesystem abgestuft.
- Profilbilder werden nur an angemeldete Mitglieder ausgeliefert und beim Hochladen neu erzeugt, wodurch Kameradaten und Ortsangaben entfernt werden.
- Wesentliche Verwaltungsvorgänge werden protokolliert.
11. Änderungen
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich das Portal oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Bei wesentlichen Änderungen wird beim nächsten Anmelden darauf hingewiesen.
Fassung 2026-08-14